Cara menyusun Contractor Safety Management System
Pengertian CSMS
CSMS adalah Kontraktor yang telah menerapkan sistem manajemen K3 sesuai dengan standar SMK3 PP No. 50 tahun 2012 dan/atau standar internasional ISO 45001:2018.
CSMS tersebut berfungsi untuk sebuah standar penilaian terhadap sebuah perusahaan yang akan mengikuti sebuah tender.
Untuk mengikuti sebuah tender sebuah perusahaan wajib memiliki dokumen CSMS dan lulus dengan skor yang di tetapkan oleh panitia tender.
Mengapa Perusahaan Wajib Menerapkan CSMS?
- Pemenuhan persyaratan perundangan K3 untuk menjamin bahwa pelayanan memenuhi persyaratan;
- Sebagai kriteria persyaratan lolos prakualifikasi perusahaan main contractor;
- Meningkatkan profit perusahaan;
- Mencegah dan mengurangi angka kecelakaan dan penyakit akibat kerja; dan
- Membangun images/citra positif perusahaan.
9 Elemen CSMS
- Bagian 1 Kepemimpinan dan Komitmen
- Bagian 2 Tujuan Kebijakan dan Strategi
- Bagian 3 Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standard dan Dokumentasi
- Bagian 4 Penanganan Bahaya dan Pengaruh
- Bagian 5 Perencanaan dan Prosedur
- Bagian 6 Pemantauan Implementasi dan Kinerja
- Bagian 7 Audit dan Peninjauan
- Bagian 8 Manajemen K3
- Bagian 9 Prosedur Tanggap Darurat
DAFTAR KELENGKAPAN CSMS
Bagian 1 Kepemimpinan dan Komitmen
Lampirkan bukti keterlibatan aktif pimpinan tertinggi (Senior Manager) dalam aspek HSE :
- Laporan dan rencana perjalanan Manajemen meninjau lokasi
- Info/ memo HSE dari Senior Manager
- Daftar hadir Senior Manager dalam meeting HSE
- Struktur organisasi.
Bagian 2 Tujuan Kebijakan dan Strategi
Kebijakan HSE disebarluaskan dan dikomunikasikan kepada seluruh karyawan melalui :
- Papan pengumuman
- E-mail atau surat pemberitahuan
Lampirkan bukti foto dan dokumentasinya.
Bagian 3 Organisasi, Tanggung Jawab, Sumber Daya, Standard dan Dokumentasi
Bagian 3.1 Program Komunikasi dan Rapat K3
Bukti keterlibatan Manajemen dalam meeting HSE yang dilakukan secara periodik, yaitu :
- Program dan jadwal meeting HSE di semua level organisasi
Lampirkan bukti MOM, daftar hadir, dan materi rapat.
Bagian 3.2. Pelatihan Staf
Lampirkan :
- Matriks / rencana kebutuhan pelatihan HSE untuk level staf beserta dokumentasi pelaksanaan pelatihan untuk level staf
- Matriks training untuk semua posisi / level jabatan.
Bagian 3.3 Kemampuan Karyawan dan Pelatihan K3
Lampirkan program HSE untuk karyawan dan karyawan baru, yaitu :
- Program pelatihan HSE.
- Materi induksi dan orientasi karyawan baru.
- Buku panduan HSE (jika ada).
- Bukti program orientasi karyawan baru.
Bagian 3.4 Pelatihan Khusus
Lampirkan rencana dan bukti pelaksanaan pelatihan HSE untuk semua level jabatan, yang meliputi :
- Daftar hadir
- Sertifikat peserta pelatihan.
Bagian 3.5 Pelatihan Khusus
Lampirkan :
- Program pelatihan HSE spesialis untuk karyawan tertentu
- CV pimpinan tertinggi HSE.
Bagian 4 Penanganan Bahaya dan Pengaruh
Bagian 4.1 Penilaian Bahaya dan Dampak
Lampirkan :
- Prosedur penilaian risiko (risk assessment), JSA, HAZOP
- Bukti penilaian risiko untuk proses kegiatan di perusahaan Anda.
Bagian 4.2 Exposure Pekerja
Lampirkan mekanisme/ alur komunikasi pemaparan bahaya yang meliputi :
- Info HSE di papan pengumuman
- safety sign
- E-mail safety alert
- Laporan dari monitoring bahaya, seperti tingkat kebisingan, paparan bahan kimia, temperatur dan pencahayaan.
Bagian 4.3 Bahaya Yang Potensial (Bahan Kimia, Ancaman Biologis dan Fisik Seperti
Kebisingan, Radiasi, Uap, Uap Bahan Bakar, Suhu Yang Ekstrim).
Lampirkan bukti foto papan pengumuman yang berisi info HSE, poster tentang bahaya kebisingan, radiasi, dan data MSDS.
Bagian 4.4 PPE
Lampirkan :
- Prosedur standar PPE (Alat Pelindung Diri)
- List PPE
- Laporan distribusi dan inspeksi PPE
- Laporan pelatihan penggunaan PPE
- Bukti penyimpanan dan pemeliharaan PPE.
Bagian 4.5 Penanganan Limbah
Lampirkan :
- Prosedur penanganan limbah (waste management procedure),
- Klasifikasi limbah
- Laporan manifes limbah.
Bagian 4.6 Kesehatan Industri
- Lampirkan program dan kebijakan kesehatan industri, seperti program housekeeping, ergonomi, Indoor Air Quality.
- Lampirkan bukti dari identifikasi bahaya kesehatan, seperti laporan hasil MCU karyawan, pengukuran pencahayaan, temperatur dan kebisingan, penyediaan PPE.
Bagian 4.7 Minuman Keras dan Obat-Obatan
Lampirkan :
- Kebijakan Drugs & Alcohol serta bukti sosialisasi dan komunikasi kebijakan tersebut dalam bentuk buletin, email dan papan pengumuman.
- Program Drugs & Alcohol yang tercantum dalam penerimaan karyawan bebas drugs & alcohol.
Bagian 5 Perencanaan dan Prosedur
Bagian 5.1 Buku Panduan K3 atau Operasi
Sebaiknya perlu dilampirkan prosedur dan manual HSE dengan disertakan prosedur pengendalian dokumen yang selalu diperbaharui.
Bagian 5.2 Pengawasan dan Pemeliharaan Peralatan
Lampirkan :
- Program inspeksi
- Sertifikasi dan maintenance peralatan, laporan/ catatan inspeksi peralatan.
Bagian 5.3 Penanganan Keselamatan Transportasi
Lampirkan :
- Prosedur transportasi darat dan bukti penerapannya, yang meliputi pelatihan drivers, inspeksi dan maintenance kendaraan, program pencegahan kecelakaan kendaraan.
Bagian 6 Pemantauan Implementasi dan Kinerja
Bagian 6.1 Pemantauan Terhadap Manajemen dan Kinerja Aktivitas
Lampirkan laporan prosedur monitoring performa HSE yaitu :
- Laporan tentang total jam kerja
- Jumlah kejadian kecelakaan
- Reward HSE
- Monitoring performa HSE dari klien dalam bentuk sertifikat/ penghargaan.
Bagian 6.2 Program Keselamatan
Lampirkan program dan jadwal safety meeting yang dilakukan secara teratur dan dihadiri oleh level supervisor/ Safety Officer beserta dokumentasi pelaksanaannya
Bagian 6.3 Insiden Yang Berhubungan Dengan Hukum, Kejadian berbahaya, Tuntutan Perbaikan dan Pemberitahuan Pelarangan.
Lampirkan catatan dan laporan kejadian kecelakaan dalam kurun waktu 5 tahun terakhir.
Bagian 6.4 Catatan Kinerja K3
Lampirkan statistik catatan kinerja HSE dalam 5 tahun terakhir seperti annual report.
Bagian 6.5 Investigasi dan Pelaporan Insiden
Lampirkan :
- Prosedur investigasi dan pelaporan insiden/ kecelakaan
- Laporan insiden dan hasil investigasi
- follow up dari laporan inciden misalnya dalam bentuk memo, email, safety alert.
Bagian 7 Audit dan Peninjauan
Lampirkan :
- Prosedur audit
- Program audit yang meliputi jadwal audit, lingkup audit, tim audit, laporan audit dan follow up laporan audit.
- Bukti pelaksanaan audit
Bagian 8 Manajemen K3
Lampirkan bukti perusahaan Anda menjadi anggota Asosiasi HSE atau sejeneisnya, misalnya sertifikat keanggotaan GAPENSI, GAPEKSINDO, AKLI, KADIN, APINDO, IAKKI, AK3, BSC. Dll
Bagian 9 Prosedur Tanggap Darurat
Lampirkan :
- Prosedur Emergency Response Plan (ERP)
- Struktur ERP
- Program ERP
- Pengumuman tentang ERP.
