Outsourcing HSE, Skema dan Tanggung Jawab Personilnya

Outsourcing HSE adalah skema ketika perusahaan memakai personel keselamatan dari perusahaan alih daya, sementara kendali risiko tetap di lokasi kerja Anda. Hasil akhirnya adalah kontrak yang memisahkan tanggung jawab penyedia dan pengguna jasa dengan tegas, sehingga personel HSE punya dasar hukum yang jelas dan haknya terlindungi sesuai PP 35/2021.

Prasyarat Sebelum Outsourcing HSE

Sebelum memilih penyedia, pahami dulu siapa menanggung apa. Dalam skema outsourcing HSE, hubungan kerja personel ada di perusahaan alih daya, tetapi kewajiban pengurus tempat kerja tetap di perusahaan Anda. Pembagian ini menentukan isi kontrak, jumlah personel, dan dokumen yang perlu Anda minta sejak awal.

Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 tentang Perjanjian Kerja Waktu Tertentu, Alih Daya, Waktu Kerja dan Waktu Istirahat, dan Pemutusan Hubungan Kerja (PP 35/2021) berstatus berlaku. Pasal 18 ayat (3) berbunyi "Pelindungan Pekerja/Buruh, Upah, kesejahteraan, syarat kerja, dan perselisihan yang timbul dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dan menjadi tanggung jawab Perusahaan Alih Daya." Di sisi lain, Pasal 14 Undang-Undang Nomor 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja (UU 1/1970) mewajibkan pengurus memasang syarat keselamatan dan menyediakan alat pelindung diri.

Berikut pembagian tanggung jawab yang umum dipakai.

Aspek	Perusahaan alih daya	Perusahaan pengguna
Hubungan kerja dan upah	PKWT atau PKWTT tertulis, upah, dan kesejahteraan personel	Membayar nilai kontrak jasa
Kompetensi personel	Menyediakan personel bersertifikat sesuai kontrak	Menetapkan syarat jenjang dan memverifikasi sertifikat
Kondisi tempat kerja	Melaporkan temuan bahaya	Memperbaiki bahaya, memasang rambu, menyediakan APD

Langkah Menyusun Skema Outsourcing HSE

Tiga langkah pertama memastikan Anda memesan personel yang tepat dari penyedia yang sah. Mulailah dari kebutuhan jabatan, lanjutkan dengan legalitas perusahaan alih daya, lalu periksa kompetensi tiap personel. Urutan ini mencegah kontrak yang terlihat lengkap di atas kertas tetapi gagal saat diperiksa pengawas ketenagakerjaan.

1. Tetapkan jabatan dan jenjang yang dibutuhkan. Peraturan Menteri Tenaga Kerja Nomor PER.02/MEN/1992 tentang Tata Cara Penunjukan, Kewajiban dan Wewenang Ahli K3 (Permenaker 2/1992) Pasal 2 ayat (2) menetapkan kriteria tempat kerja yang mempekerjakan lebih dari 100 orang, atau kurang dari itu dengan risiko bahaya tinggi. Bedakan kebutuhan Ahli K3 yang ditunjuk Kemnaker dengan HSE officer untuk pengawasan harian.
2. Periksa legalitas perusahaan alih daya. Pasal 20 ayat (1) PP 35/2021 mewajibkan perusahaan alih daya berbentuk badan hukum dan memenuhi perizinan berusaha dari Pemerintah Pusat. Minta akta dan bukti perizinannya sebelum negosiasi.
3. Verifikasi sertifikat tiap personel. Pasal 3 Permenaker 2/1992 mensyaratkan calon Ahli K3 berpendidikan sarjana dengan pengalaman kerja minimal 2 tahun, atau sarjana muda dengan pengalaman minimal 4 tahun, serta bekerja penuh di instansi yang bersangkutan. Pasal 4 ayat (1) menetapkan penunjukan berdasarkan permohonan tertulis pengurus atau pimpinan instansi, jadi periksa instansi dan bidang yang tertulis di surat keputusan penunjukannya.

Langkah Membagi Tanggung Jawab di Kontrak HSE

Tiga langkah berikutnya mengunci pembagian tanggung jawab di dalam kontrak, supaya tidak ada celah ketika terjadi kecelakaan atau temuan pemeriksaan. Kontrak yang baik menyebut siapa melapor, siapa memperbaiki, dan siapa menanggung hak personel, termasuk saat perusahaan alih daya diganti di tengah jalan.

4. Tulis alur pelaporan dan kewenangan. Pasal 9 ayat (1) Permenaker 2/1992 mewajibkan Ahli K3 di tempat kerja melapor kepada Menteri atau pejabat yang ditunjuk satu kali dalam 3 bulan. Cantumkan di kontrak siapa yang menyiapkan laporan itu dan kepada siapa temuan harian diserahkan, misalnya temuan bahaya dilaporkan ke manajer lokasi paling lambat 1 x 24 jam.
5. Pastikan jaminan sosial personel. Minta bukti kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan, termasuk Jaminan Kecelakaan Kerja (JKK). Risikonya nyata karena BPJS Ketenagakerjaan mencatat 360.635 kasus kecelakaan kerja yang mengajukan klaim JKK sepanjang Januari sampai November 2023.
6. Atur pengalihan hak saat penyedia berganti. Pasal 19 ayat (1) PP 35/2021 mewajibkan perjanjian kerja berbasis PKWT memuat pengalihan pelindungan hak personel bila perusahaan alih daya berganti dan pekerjaannya tetap ada. Tuliskan juga masa serah terima dokumen K3.

Apakah Ahli K3 bisa berasal dari perusahaan alih daya? Bisa. Pasal 2 ayat (1) Permenaker 2/1992 mengenal penunjukan Ahli K3 pada tempat kerja dan pada perusahaan jasa K3. Pastikan surat keputusan penunjukannya mencakup tugas di lokasi Anda dan personelnya benar-benar hadir.

Kesalahan Umum Saat Outsourcing Personil HSE

Kesalahan paling sering adalah menganggap outsourcing HSE berarti menyerahkan seluruh urusan K3 kepada penyedia. Personel alih daya bisa mengawasi dan melapor, tetapi perbaikan kondisi tempat kerja, anggaran APD, dan keputusan menghentikan pekerjaan tetap memerlukan pengurus perusahaan Anda. Tiga kesalahan berikut juga kerap muncul saat pemeriksaan.

• Menyewa nama tanpa kehadiran. Sertifikat yang hanya dicantumkan di dokumen tanpa personel di lokasi tidak mengendalikan risiko dan mudah terbongkar saat audit kepatuhan Kemnaker.
• Memilih penyedia hanya dari harga. Bandingkan lingkup pekerjaan, jenjang personel, dan pendampingan, seperti dibahas di panduan memilih konsultan K3 untuk perusahaan. Untuk proyek konstruksi, pakai juga panduan cara memilih jasa K3 konstruksi.
• Lupa memeriksa masa berlaku sertifikat. Perpanjang SKP atau lisensi personel yang kedaluwarsa lewat layanan pengurusan SKP dan lisensi K3.

Checklist Penutup Outsourcing HSE

Checklist outsourcing HSE berisi enam pemeriksaan yang perlu Anda tuntaskan sebelum kontrak ditandatangani. Butirnya merangkum enam langkah sebelumnya, dari penetapan jabatan sampai serah terima dokumen. Jika satu butir belum terpenuhi, tunda penempatan personel sampai dokumennya lengkap supaya tidak muncul temuan saat pemeriksaan.

• Jabatan, jenjang, dan jumlah personel HSE sudah ditetapkan.
• Perusahaan alih daya berbadan hukum dan perizinan berusahanya lengkap.
• Sertifikat dan surat penunjukan tiap personel sudah diverifikasi.
• Kontrak memuat alur pelaporan, kewenangan, dan pembagian tanggung jawab.
• Bukti kepesertaan BPJS Ketenagakerjaan personel sudah diterima.
• Klausul pengalihan hak dan serah terima dokumen sudah tertulis.

Bila Anda membutuhkan personel bersertifikat siap tempatkan, PT Garuda Systrain Interindo (Garuda QHSE Institution) menyediakan outsourcing tenaga ahli K3. Perusahaan yang ingin menyiapkan ahli sendiri dapat mengikuti pelatihan Ahli K3 Umum Kemnaker.

Kredit gambar. Foto oleh Fatih Yurtman dari Pexels. Foto oleh James Richardson dari Pexels.