Pelatihan Internal Audit SMK3 untuk Tim Perusahaan

Pelatihan internal audit SMK3 adalah program yang membekali karyawan perusahaan agar mampu memeriksa sendiri penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (SMK3) secara berkala. Peserta belajar menyusun rencana audit, mengumpulkan bukti, menilai temuan, dan menulis laporan. Hasilnya, perusahaan punya tim yang siap mencari celah sebelum auditor eksternal datang.

Panduan ini membahas pilihan program pelatihan audit SMK3, siapa yang sebaiknya dikirim, durasi dan materi kelas, alur audit internal setelah tim terlatih, sampai cara membaca skor hasil audit. Semua acuan diambil dari Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2012 tentang Penerapan SMK3 (PP 50/2012) yang berstatus berlaku di JDIH BPK.

Peta Jenis Pelatihan Internal Audit SMK3 untuk Tim Perusahaan

Pelatihan internal audit SMK3 terbagi menurut tujuan pesertanya. Ada kelas singkat untuk mengenalkan prinsip audit, kelas dua hari untuk tim yang akan menjalankan audit internal, dan kelas Auditor SMK3 Kemnaker untuk personel yang ingin mendalami standar audit Kemnaker. Pilih jenis kelas sesuai peran peserta di tim SMK3 Anda.

Jenis pelatihan	Cocok untuk	Bekal yang didapat
Internal Audit SMK3 PP 50 Tahun 2012 (series course 2 jam)	Manajemen dan anggota P2K3 yang perlu memahami gambaran audit	Prinsip dan proses audit internal sesuai PP 50/2012
Internal Audit SMK3 (2 hari)	Tim yang akan menjalankan audit internal secara rutin	Perencanaan audit, teknik bukti, penulisan temuan, dan laporan
Auditor SMK3 Kemnaker RI	Personel HSE pemegang sertifikat Ahli K3 Umum Kemnaker aktif dengan ijazah minimal D-III	Kompetensi auditor SMK3 yang diakui Kemnaker

Ketiga program ini bisa digabung. Misalnya, pimpinan departemen ikut kelas singkat, dua sampai empat calon auditor internal ikut kelas dua hari, lalu satu koordinator HSE yang sudah memegang sertifikat Ahli K3 Umum Kemnaker melanjutkan ke kelas Auditor SMK3 Kemnaker. Peluang karier lulusan kelas auditor dibahas di artikel karier auditor SMK3 dan peluang kerjanya.

Siapa yang Perlu Ikut dan Syarat Auditor Internal

Peserta ideal pelatihan internal audit SMK3 adalah karyawan yang paham proses kerja di unitnya dan tidak memeriksa pekerjaannya sendiri. PP 50/2012 meminta audit internal dilakukan oleh petugas yang independen, berkompeten, dan berwenang. Karena itu, perusahaan biasanya memilih wakil dari beberapa departemen agar auditor bisa saling memeriksa lintas unit.

Kewajiban menerapkan SMK3 berlaku bagi perusahaan yang mempekerjakan paling sedikit 100 orang pekerja atau mempunyai tingkat potensi bahaya tinggi, sesuai Pasal 5 ayat (2) PP 50/2012. Untuk perusahaan seperti ini, audit internal termasuk bagian pemantauan dan evaluasi kinerja K3. Pasal 14 ayat (2) menyebut "Pemantauan dan evaluasi kinerja K3 sebagaimana dimaksud pada ayat (1) melalui pemeriksaan, pengujian, pengukuran, dan audit internal SMK3 dilakukan oleh sumber daya manusia yang kompeten."

Profil peserta yang umum dikirim perusahaan antara lain sebagai berikut.

• Anggota P2K3 dan staf HSE yang mengelola dokumen SMK3.
• Supervisor produksi, gudang, atau pemeliharaan yang paham kondisi lapangan.
• Staf HRD atau administrasi yang mengelola catatan pelatihan dan dokumen.

Jika perusahaan belum punya sumber daya sendiri, Pasal 14 ayat (3) mengizinkan pemakaian jasa pihak lain. Meski begitu, tim internal yang terlatih membuat perusahaan tidak bergantung pada pihak luar untuk audit rutin.

Durasi dan Materi Pelatihan Internal Audit SMK3

Kelas internal audit SMK3 di GSI berdurasi 2 hari untuk kelas reguler, sedangkan kelas series course PP 50/2012 berdurasi 2 jam. Materinya berpusat pada 12 elemen penilaian SMK3, cara menyusun daftar periksa, teknik mengumpulkan bukti, penggolongan temuan, dan format laporan audit yang dipakai di Lampiran III PP 50/2012.

Pokok materi yang perlu ada di kelas internal audit SMK3 meliputi hal berikut.

• Kriteria audit tiga tingkat, yaitu 64 kriteria tingkat awal, 122 kriteria tingkat transisi, dan 166 kriteria tingkat lanjutan.
• Isi 12 elemen, dari pembangunan komitmen sampai pengembangan keterampilan. Ringkasannya ada di artikel poin penting 12 elemen SMK3 dan contohnya.
• Teknik wawancara, pemeriksaan dokumen, dan pengamatan lapangan.
• Penulisan temuan dan rekomendasi perbaikan.

Biaya kelas tidak sama untuk tiap format dan jumlah peserta. Cek angka terbaru dan pilih batch di halaman jadwal pelatihan K3.

Alur Audit Internal SMK3 Setelah Tim Terlatih

Alur audit internal SMK3 terdiri dari lima langkah, yaitu perencanaan, penyusunan daftar periksa, pengumpulan bukti, pelaporan temuan, dan tindak lanjut. Lampiran I PP 50/2012 menyebut "Audit internal SMK3 harus dilakukan secara berkala untuk mengetahui keefektifan penerapan SMK3." Alur ini yang dipraktikkan peserta selama kelas.

1. Tetapkan lingkup, jadwal, dan tim auditor yang tidak memeriksa unitnya sendiri.
2. Susun daftar periksa dari kriteria Lampiran II PP 50/2012. Aturan ini memang mengizinkan audit internal memakai kriteria audit eksternal.
3. Kumpulkan bukti lewat dokumen, wawancara, dan pengamatan lapangan.
4. Tulis laporan dan bagikan kepada pengusaha atau pengurus.
5. Pantau tindakan perbaikan sampai tuntas.

Frekuensi audit tidak ditetapkan dengan angka tunggal. Lampiran I meminta frekuensi ditentukan dari tinjauan ulang hasil audit sebelumnya dan bukti sumber bahaya di tempat kerja. Hasil audit kemudian dipakai pengurus dalam tinjauan ulang manajemen.

Cara Membaca Skor dan Temuan Audit Internal

Skor audit SMK3 dibaca dari persentase kriteria yang terpenuhi. Tingkat pencapaian 0 sampai 59 persen berarti penerapan kurang, 60 sampai 84 persen berarti baik, dan 85 sampai 100 persen berarti memuaskan. Tim internal sebaiknya memakai skala yang sama agar hasilnya bisa dibandingkan dengan audit eksternal.

Selain persentase, PP 50/2012 membagi temuan ke tiga kategori. Temuan kritikal adalah temuan yang mengakibatkan kematian. Temuan mayor mencakup pelanggaran peraturan perundang-undangan, tidak menjalankan salah satu prinsip SMK3, atau temuan minor untuk satu kriteria di beberapa lokasi. Temuan minor adalah ketidakkonsistenan dalam memenuhi peraturan, standar, atau pedoman.

Satu temuan kritikal atau mayor membuat perusahaan dinilai belum berhasil menerapkan SMK3, berapa pun persentasenya. Itu sebabnya tim internal perlu terbiasa menulis temuan dengan tepat. Contoh penulisannya ada di artikel cara menulis temuan audit SMK3 kritikal, mayor, dan minor, sedangkan rincian kriteria per tingkat ada di artikel kriteria audit SMK3 tingkat awal, transisi, dan lanjutan.

Langkah Memulai Program Pelatihan Audit untuk Tim

Program pelatihan audit untuk tim dimulai dari tiga keputusan. Tentukan tingkat penerapan SMK3 yang dituju, yaitu awal, transisi, atau lanjutan. Hitung calon auditor yang dibutuhkan agar tiap departemen bisa diaudit oleh orang dari departemen lain. Setelah itu pilih format kelas reguler atau kelas khusus di lokasi perusahaan.

Untuk tim lebih dari lima orang, kelas in-house training K3 bisa menyesuaikan contoh kasus dengan proses kerja perusahaan Anda. Jika perusahaan juga menyiapkan audit eksternal, pelajari layanan konsultasi dan sertifikasi SMK3 perusahaan di GSI.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Apakah auditor internal SMK3 wajib bersertifikat Kemnaker?

PP 50/2012 mensyaratkan auditor internal yang independen, berkompeten, dan berwenang, tanpa menyebut sertifikat tertentu. Kompetensi itu perlu dibuktikan, dan sertifikat pelatihan menjadi bukti yang paling mudah diperiksa.

Berapa orang yang sebaiknya dikirim ke pelatihan?

Kirim cukup orang agar tiap departemen bisa diaudit oleh auditor dari departemen lain. Untuk perusahaan kecil, dua sampai tiga auditor dari unit berbeda biasanya sudah bisa saling memeriksa.

Apa beda audit internal dan audit eksternal SMK3?

Audit internal dijalankan tim perusahaan secara berkala. Audit eksternal dilakukan lembaga audit independen yang ditunjuk Menteri atas permohonan perusahaan, sesuai Pasal 16 PP 50/2012. Hasil audit internal yang rapi membantu perusahaan bersiap menghadapi audit eksternal.

Kredit gambar. Foto oleh Ihsan Adityawarman dari Pexels. Foto oleh Vyvan BÙI VY VÂN dari Pexels.