Persiapan Perusahaan Menghadapi Audit SMK3 Eksternal

Persiapan audit SMK3 eksternal yang baik berakhir pada satu hasil, yaitu perusahaan lolos tanpa temuan kritikal atau mayor dan meraih tingkat penilaian baik atau memuaskan. Untuk sampai ke sana, perusahaan perlu memilih tingkat audit yang tepat, menyiapkan bukti untuk tiap kriteria, menutup temuan audit internal, lalu mengajukan permohonan ke lembaga audit yang ditunjuk Menteri Ketenagakerjaan.

Panduan ini menyusun persiapan itu menjadi tujuh langkah berurutan, lengkap dengan dasar hukum dan kesalahan yang paling sering membuat perusahaan gagal di hari audit.

Prasyarat Persiapan Audit SMK3 Eksternal

Prasyarat utama audit SMK3 eksternal adalah SMK3 sudah benar-benar berjalan di perusahaan, bukan baru berupa dokumen. Kewajiban menerapkan SMK3 berlaku bagi perusahaan dengan paling sedikit 100 pekerja atau yang memiliki tingkat potensi bahaya tinggi, sesuai Pasal 5 ayat (2) PP 50/2012.

Dasar hukumnya adalah Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2012 tentang Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (PP 50/2012). Pasal 16 ayat (1) menyatakan "Penilaian penerapan SMK3 dilakukan oleh lembaga audit independen yang ditunjuk oleh Menteri atas permohonan perusahaan." Tata caranya diatur Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 26 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Penilaian Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (Permenaker 26/2014). Kedua aturan ini berstatus berlaku di database peraturan BPK.

Menurut Pasal 3 ayat (2) dan ayat (3) Permenaker 26/2014, audit eksternal dilakukan terhadap tiga kelompok perusahaan.

• Perusahaan yang secara sukarela mengajukan permohonan audit SMK3.
• Perusahaan berpotensi bahaya tinggi, antara lain pertambangan serta minyak dan gas bumi.
• Perusahaan yang ditetapkan berpotensi bahaya tinggi oleh Direktur Jenderal atau Kepala Dinas Provinsi berdasarkan hasil pemeriksaan dan pengujian oleh pengawas ketenagakerjaan.

Siapkan juga anggaran. Pasal 31 Permenaker 26/2014 menyebut biaya audit eksternal dibebankan kepada perusahaan yang diaudit.

Langkah 1 sampai 4, Menyiapkan Tim dan Bukti

Empat langkah pertama dikerjakan jauh sebelum auditor datang, yaitu menentukan tingkat audit, membentuk tim pendamping, memetakan bukti per elemen, dan menjalankan audit internal. Bagian ini biasanya memakan waktu paling lama karena bukti harus dikumpulkan dari banyak departemen dan diperiksa ulang oleh penanggung jawab tiap elemen.

1. Tentukan tingkat audit yang realistis

Lampiran II PP 50/2012 membagi penilaian menjadi tingkat awal dengan 64 kriteria, tingkat transisi dengan 122 kriteria, dan tingkat lanjutan dengan 166 kriteria. Perusahaan yang baru pertama kali diaudit umumnya lebih aman memulai dari tingkat awal, lalu naik pada siklus berikutnya. Rincian tiap tingkat dibahas di artikel kriteria audit SMK3 tingkat awal, transisi, dan lanjutan.

2. Bentuk tim pendamping audit

Tunjuk satu koordinator dan penanggung jawab untuk tiap elemen. Pasal 19 Permenaker 26/2014 memberi auditor kewenangan meminta keterangan, menunjukkan dokumen, dan menyediakan petugas pendamping, jadi orang yang mendampingi harus paham proses di areanya.

3. Petakan bukti untuk 12 elemen

Pasal 16 ayat (3) PP 50/2012 menyebut 12 elemen audit, mulai dari komitmen, pendokumentasian rencana K3, pengendalian dokumen, keamanan bekerja, sampai pengembangan keterampilan. Untuk tiap kriteria, siapkan tiga jenis bukti, yaitu prosedur tertulis, rekaman pelaksanaan, dan orang yang bisa menjelaskannya saat wawancara.

4. Jalankan audit internal dan tutup temuannya

Audit internal menjadi gladi resik sebelum audit eksternal. Tim yang sudah mengikuti pelatihan internal audit SMK3 bisa memakai daftar kriteria yang sama dengan auditor eksternal dan menutup temuan lebih awal.

Langkah 5 sampai 7, Menjelang dan Sesudah Hari Audit

Tiga langkah terakhir mencakup pengajuan permohonan, kesiapan saat audit berlangsung, dan tindak lanjut temuan. Pada tahap ini perusahaan mengikuti alur yang ditetapkan Permenaker 26/2014, sehingga yang perlu dijaga adalah kelengkapan dan kecepatan respons tim pendamping. Kelalaian kecil di tahap ini bisa menambah jumlah temuan.

5. Ajukan permohonan ke lembaga audit yang ditunjuk

Pasal 20 ayat (2) Permenaker 26/2014 mengatur bahwa perusahaan mengajukan permohonan audit kepada lembaga audit SMK3 yang telah ditunjuk Menteri. Sesuai Pasal 21 ayat (1), lembaga itu wajib membuat perencanaan audit dan menyampaikannya kepada Menteri atau Direktur Jenderal, dengan salinan ke Dinas Provinsi.

6. Siapkan lapangan untuk tahapan audit

Pasal 21 ayat (2) menetapkan tahapan minimal audit, yaitu pertemuan pembuka, proses audit, pertemuan tim auditor, pertemuan penutup, dan penyusunan laporan. Pastikan area kerja, rekaman, dan petugas pendamping siap sejak pertemuan pembuka.

7. Tindak lanjuti temuan sesuai batas waktu

Temuan kritikal harus dikoreksi paling lambat 1x24 jam dan temuan mayor paling lambat 1 bulan, sesuai Pasal 26 dan Pasal 27 Permenaker 26/2014. Kategori kritikal dipakai untuk temuan pada peralatan, cara kerja, lingkungan kerja, atau proses kerja yang dapat menimbulkan korban jiwa. Tindak lanjut ini juga ikut diawasi, karena Pasal 18 PP 50/2012 memasukkan tindak lanjut audit ke lingkup pengawasan SMK3 oleh pengawas ketenagakerjaan. Cara menulis dan membedakan ketiga kategori temuan dijelaskan di artikel cara menulis temuan audit SMK3 kritikal, mayor, dan minor.

Sesudah Langkah 7, Cara Auditor Menilai Hasil Audit SMK3

Hasil audit SMK3 dinilai dari persentase kriteria yang terpenuhi pada tingkat yang dipilih. Pencapaian 0 sampai 59 persen termasuk kurang, 60 sampai 84 persen termasuk baik, dan 85 sampai 100 persen termasuk memuaskan, sesuai Lampiran II PP 50/2012 dan Pasal 30 Permenaker 26/2014.

Berikut penghargaan yang dapat diberikan Menteri untuk tiap tingkat penilaian.

Tingkat pencapaian	Penilaian	Penghargaan
0 sampai 59 persen	Kurang	Tidak ada, Dirjen dapat melakukan pembinaan atau tindakan hukum
60 sampai 84 persen	Baik	Sertifikat perak, ditambah bendera perak untuk tingkat lanjutan
85 sampai 100 persen	Memuaskan	Sertifikat emas, ditambah bendera emas untuk tingkat lanjutan

Persentase tinggi belum menjamin lolos. Lampiran II PP 50/2012 menegaskan bahwa perusahaan dengan temuan kritikal atau mayor dinilai belum berhasil menerapkan SMK3.

Jika perusahaan tidak sepakat dengan penilaian auditor, Pasal 29 Permenaker 26/2014 membuka jalur keberatan kepada Direktur Jenderal. Direktur Jenderal memeriksa dokumen dan memverifikasi lapangan paling lama 7 hari kerja, lalu menetapkan keputusan hasil audit paling lama 2 hari kerja. Karena itu, simpan semua bukti yang diperlihatkan selama audit.

Berapa lama sertifikat SMK3 berlaku?

Pasal 30 ayat (7) Permenaker 26/2014 menetapkan penghargaan berupa sertifikat dan bendera berlaku paling lama 3 tahun. Karena itu, jadwalkan persiapan audit berikutnya sebelum masa berlaku habis.

Kesalahan Umum Saat Persiapan Audit SMK3

Kesalahan paling umum adalah menganggap audit SMK3 sebagai pemeriksaan dokumen. Auditor berwenang memasuki semua tempat kerja yang terkait audit, sehingga prosedur yang rapi di map tetapi tidak dijalankan di lapangan justru menjadi temuan. Kesalahan lain biasanya muncul dari pemilihan tingkat dan pengelolaan temuan kecil.

• Temuan minor dibiarkan berulang. Pasal 27 ayat (3) Permenaker 26/2014 menyebut temuan minor yang sama di 3 lokasi dihitung sebagai temuan mayor.
• Memilih tingkat terlalu tinggi. Mengejar 166 kriteria sebelum 64 kriteria dasar berjalan konsisten menurunkan persentase pencapaian.
• Rekaman tidak lengkap. Prosedur ada, tetapi bukti pelatihan, inspeksi, atau rapat P2K3 tidak tersimpan.
• Pendamping tidak paham area. Jawaban wawancara yang berbeda dari prosedur tertulis menjadi bukti ketidakkonsistenan.
• Lembaga audit tidak dicek. Pastikan lembaga yang dipilih memiliki penunjukan Menteri sesuai Pasal 3 ayat (1) Permenaker 26/2014.

Checklist Persiapan Audit SMK3 Eksternal

Checklist persiapan audit SMK3 eksternal berikut merangkum tujuh langkah persiapan menjadi lima butir yang bisa dicentang tim. Gunakan checklist ini dua sampai tiga bulan sebelum tanggal audit, lalu ulangi pemeriksaannya satu minggu sebelum auditor datang supaya tidak ada bukti yang tertinggal.

• Tingkat audit sudah dipilih dan daftar kriterianya dibagikan ke tiap penanggung jawab elemen.
• Prosedur, rekaman, dan personel untuk tiap kriteria sudah dipetakan.
• Audit internal selesai dan semua temuannya ditutup dengan bukti.
• Permohonan sudah diajukan ke lembaga audit SMK3 yang ditunjuk Menteri.
• Tim pendamping sudah berlatih menjelaskan proses di areanya.

Jika perusahaan Anda butuh pendampingan dari penyusunan dokumen sampai hari audit, GSI menyediakan konsultasi dan sertifikasi SMK3 perusahaan. Untuk menyiapkan auditor dari dalam perusahaan, tersedia juga pelatihan Auditor SMK3 Kemnaker RI.

Kredit gambar. Foto oleh Mikael Blomkvist dari Pexels.