Tahapan Audit Sertifikasi ISO 45001 Stage 1 dan Stage 2

Audit sertifikasi ISO 45001 berjalan dalam dua tahap. Stage 1 memeriksa dokumen dan kesiapan sistem manajemen K3 Anda, lalu stage 2 menguji penerapannya langsung di lapangan. Jika kedua tahap lolos dan temuan sudah ditutup, lembaga sertifikasi menerbitkan sertifikat yang kemudian dijaga lewat audit surveilan berkala.

Prasyarat Sebelum Mendaftar Audit Sertifikasi ISO 45001

Sebelum mendaftar audit sertifikasi, perusahaan perlu memastikan sistem manajemen K3 sudah berjalan, bukan sekadar tertulis. Artinya kebijakan K3, identifikasi bahaya, pengendalian risiko, audit internal, dan tinjauan manajemen sudah dilakukan minimal satu siklus dan punya rekaman lengkap yang bisa ditunjukkan langsung kepada auditor lembaga sertifikasi.

Standar yang dipakai adalah ISO 45001 versi 2018, terbit Maret 2018 dengan 41 halaman. ISO mencatat standar ini dikonfirmasi ulang pada 2024, sudah memiliki 1 amandemen, dan sedang disiapkan penggantinya lewat draf ISO/DIS 45001. Pantau perubahan ini agar dokumen Anda tidak tertinggal saat versi baru terbit.

Prasyarat berikutnya adalah memilih lembaga sertifikasi. Lembaga yang kompeten bekerja mengikuti ISO/IEC 17021-1 edisi 2015, standar persyaratan bagi badan yang mengaudit dan menyertifikasi sistem manajemen. Bila tim belum memahami klausul standar, ikuti dulu pelatihan ISO 45001 sistem manajemen K3 dan baca pengenalan ISO 45001 bagi perusahaan.

Langkah Audit Stage 1 dan Stage 2 sampai Sertifikat Terbit

Proses sertifikasi terdiri dari enam langkah berurutan, mulai dari memilih lembaga sampai menjaga sertifikat. Stage 1 menilai kesiapan, sedangkan stage 2 membuktikan sistem benar-benar dijalankan. Temuan stage 1 sebaiknya ditutup lebih dulu supaya stage 2 tidak berhenti di masalah yang sama.

1. Pilih lembaga sertifikasi. Bandingkan beberapa lembaga, cek status akreditasi dan ruang lingkup industrinya. Sertifikat dari lembaga terakreditasi dapat dicek di basis data IAF CertSearch, seperti disarankan halaman sertifikasi ISO.
2. Audit stage 1. Auditor meninjau manual, kebijakan, register bahaya, rekaman audit internal, dan tinjauan manajemen. Tujuannya menilai apakah sistem siap diaudit penuh.
3. Tutup celah stage 1. Kerjakan semua catatan auditor, misalnya prosedur yang belum ada atau rekaman yang belum lengkap, sebelum jadwal stage 2.
4. Audit stage 2. Auditor turun ke lapangan, mewawancarai pekerja dan pengawas, lalu mencocokkan praktik kerja dengan prosedur tertulis.
5. Keputusan sertifikasi. Ketidaksesuaian yang ditemukan wajib ditindaklanjuti. Setelah bukti perbaikan diterima, lembaga memutuskan penerbitan sertifikat.
6. Surveilan dan resertifikasi. Selama masa berlaku, lembaga melakukan audit surveilan berkala, lalu audit resertifikasi sebelum sertifikat berakhir.

Menurut halaman sertifikasi ISO, akreditasi tidak wajib dan lembaga tanpa akreditasi belum tentu buruk. Meski begitu, akreditasi memberi konfirmasi independen atas kompetensi lembaga. Bagi perusahaan yang sertifikatnya akan diperiksa klien atau pemberi kerja, sertifikat dari lembaga terakreditasi lebih mudah diverifikasi dan jarang dipersoalkan saat tender atau penilaian vendor.

Kesalahan Umum yang Menggagalkan Audit Stage 2

Kegagalan stage 2 paling sering terjadi karena dokumen tidak sesuai dengan praktik di lapangan. Auditor menilai bukti, bukan janji. Prosedur yang rapi tetapi tidak dikenal pekerja, atau rekaman inspeksi yang diisi menjelang audit, akan langsung terlihat saat wawancara dan observasi lapangan.

• Audit internal dan tinjauan manajemen belum pernah dilakukan sebelum stage 1.
• Register bahaya disalin dari perusahaan lain sehingga tidak mencerminkan proses kerja sendiri.
• Pekerja tidak tahu kebijakan K3 dan cara melaporkan bahaya.
• Temuan stage 1 belum ditutup ketika auditor datang untuk stage 2.
• Kewajiban hukum K3 nasional tidak dimasukkan ke daftar persyaratan yang dipantau.

Butir terakhir sering terlewat. Perusahaan dengan minimal 100 pekerja atau potensi bahaya tinggi wajib menerapkan SMK3 menurut Pasal 5 ayat (2) PP Nomor 50 Tahun 2012 tentang Penerapan SMK3 (PP 50/2012), yang statusnya masih berlaku. Auditor ISO 45001 akan menanyakan cara Anda memenuhi kewajiban ini.

Apakah Sertifikat ISO 45001 Menggantikan Kewajiban SMK3?

Tidak. Pasal 5 ayat (4) PP 50/2012 berbunyi "Pengusaha dalam menerapkan SMK3 wajib berpedoman pada Peraturan Pemerintah ini dan ketentuan peraturan perundang-undangan serta dapat memperhatikan konvensi atau standar internasional." Jadi ISO 45001 bersifat pelengkap. Penilaian SMK3 tetap memakai audit SMK3 dengan 12 aspek sesuai Pasal 16 ayat (3), yang kriterianya dibahas di kriteria audit SMK3.

Checklist Penutup Sebelum Auditor Datang

Checklist berikut merangkum bukti yang akan diperiksa auditor pada stage 1 dan stage 2. Gunakan dua sampai empat minggu sebelum stage 1 agar tim punya waktu memperbaiki kekurangan. Setiap butir yang belum terpenuhi sebaiknya punya penanggung jawab dan tenggat, supaya celah tertutup sebelum auditor datang.

• Kebijakan K3 ditandatangani pimpinan dan dikomunikasikan ke seluruh pekerja.
• Register bahaya, penilaian risiko, dan pengendaliannya mutakhir.
• Daftar persyaratan hukum K3, termasuk PP 50/2012, sudah dievaluasi pemenuhannya.
• Audit internal dan tinjauan manajemen selesai dengan rekaman lengkap.
• Temuan audit internal sudah punya tindakan perbaikan dan bukti penutupan.
• Pekerja kunci siap menjelaskan prosedur kerjanya sendiri kepada auditor.

Tim yang menyiapkan audit internal bisa memperkuat kemampuannya lewat pelatihan ISO 19011 sistem manajemen audit. Jika perusahaan butuh pendampingan dari penyusunan dokumen sampai audit stage 2, tim Garuda Systrain Interindo menyediakan konsultasi ISO 45001.

Kredit gambar. Foto oleh Sergey Sergeev dari Pexels.