Tahapan Sertifikasi SMKPP dari Nol sampai Lolos Audit

Tahapan sertifikasi SMKPP pada dasarnya adalah enam langkah membangun Sistem Manajemen Keselamatan Pertambangan Mineral dan Batubara (SMKP Minerba) sampai lolos audit. Urutannya tinjauan awal, kebijakan dan perencanaan, organisasi dan personel, implementasi dan dokumentasi, audit internal minimal sekali setahun, lalu tinjauan manajemen. Panduan ini merinci tiap langkah beserta dasar hukumnya.

Apa Itu SMKPP atau SMKP Minerba dan Siapa yang Wajib Menerapkannya

SMKP Minerba adalah sistem manajemen wajib bagi perusahaan tambang mineral dan batubara untuk mengelola keselamatan dan kesehatan kerja (K3) pertambangan sekaligus keselamatan operasi (KO). Istilah SMKPP yang sering dipakai di pencarian merujuk ke sistem yang sama. Dasarnya adalah Pasal 18 Peraturan Menteri ESDM Nomor 26 Tahun 2018.

Pasal 18 ayat (1) Permen ESDM 26/2018 berbunyi "Pemegang IUP Eksplorasi, IUPK Eksplorasi, IUP Operasi Produksi, IUPK Operasi Produksi, dan IUP Operasi Produksi khusus untuk pengolahan dan/atau pemurnian wajib menerapkan sistem manajemen keselamatan pertambangan." Permen ini masih berlaku dan sekaligus mencabut aturan lama SMKP, yaitu Permen ESDM 38/2014.

Pasal yang sama menetapkan 7 elemen SMKP. Pedoman rinci tiap elemen ada di Lampiran IV Keputusan Menteri ESDM Nomor 1827 K/30/MEM/2018 (Kepmen ESDM 1827/2018).

No	Elemen SMKP	Contoh bukti yang disiapkan
1	Kebijakan	Kebijakan K3 dan KO yang ditandatangani pimpinan
2	Perencanaan	Daftar bahaya, penilaian risiko, program kerja tahunan
3	Organisasi dan personel	Surat penunjukan KTT, pengawas, dan Bagian K3 Pertambangan
4	Implementasi	Catatan inspeksi, pelatihan, dan pengendalian risiko
5	Pemantauan, evaluasi, dan tindak lanjut	Hasil pemantauan dan laporan audit internal
6	Dokumentasi	Prosedur, formulir, dan arsip yang terkendali
7	Tinjauan manajemen dan peningkatan kinerja	Notulen tinjauan manajemen dan rencana perbaikan

Apakah perusahaan jasa pertambangan juga wajib? Ya. Lampiran IV Kepmen ESDM 1827/2018 menyebut SMKP Minerba diterapkan juga oleh perusahaan jasa pertambangan, termasuk penunjukan Penanggung Jawab Operasional (PJO).

Prasyarat Sebelum Memulai Tahapan Sertifikasi SMKPP

Sebelum menyusun dokumen, pastikan tiga hal sudah ada, yaitu komitmen pimpinan, orang yang berwenang di lapangan, dan data awal kondisi K3. Tanpa ketiganya, dokumen SMKP biasanya rapi di atas kertas tetapi tidak punya bukti penerapan ketika auditor turun ke lokasi tambang.

• Komitmen pimpinan. Direksi menyetujui anggaran keselamatan pertambangan dan menugaskan penanggung jawab penerapan SMKP.
• Struktur keselamatan. Kepala Teknik Tambang (KTT) atau PJO untuk perusahaan jasa sudah ditunjuk, begitu juga pengawas operasional dan pengawas teknis.
• Personel yang kompeten. Pengawas lapangan idealnya sudah mengikuti pelatihan Pengawas Operasional Pertama (POP) Pertambangan sesuai jenjangnya.
• Data awal. Catatan kecelakaan, inspeksi, dan izin yang dimiliki dikumpulkan sebagai bahan tinjauan awal.

Tim penyusun juga perlu memahami dasar K3 tambang. Program pelatihan K3 Pertambangan membantu tim internal membaca persyaratan elemen dengan bahasa yang sama dengan auditor.

Tahap 1 sampai 3, Membangun Fondasi SMKP

Tiga tahap pertama menyiapkan kerangka sistem sebelum program berjalan. Hasil akhirnya adalah kebijakan yang sah, daftar risiko yang terukur, dan struktur organisasi keselamatan yang lengkap dengan surat penunjukan. Ketiganya menjadi bukti utama untuk elemen kebijakan, perencanaan, serta organisasi dan personel.

1. Lakukan tinjauan awal

Bandingkan kondisi K3 dan KO yang sudah berjalan dengan 7 elemen SMKP. Lampiran IV Kepmen ESDM 1827/2018 meminta kebijakan disusun dengan mempertimbangkan hasil tinjauan awal dan masukan pekerja tambang. Tipsnya, wawancarai pekerja di tiap area, bukan hanya membaca dokumen kantor.

2. Tetapkan kebijakan dan perencanaan

Susun kebijakan yang memuat visi, misi, dan tujuan keselamatan, lalu lakukan identifikasi bahaya dan penilaian risiko. Rencana kerja, anggaran, dan biaya aspek keselamatan pertambangan perlu mendapat persetujuan Direktur Jenderal atas nama Menteri atau gubernur sesuai kewenangannya.

3. Lengkapi organisasi dan personel

Terbitkan surat penunjukan KTT, pengawas operasional, pengawas teknis, dan tenaga teknis pertambangan yang berkompeten. Bentuk juga Bagian K3 Pertambangan dan Komite Keselamatan Pertambangan. Untuk level pengawas madya, rujukannya adalah pelatihan Pengawas Operasional Madya (POM) Pertambangan BNSP.

Tahap 4 sampai 6, Menjalankan dan Mengaudit Sistem

Tiga tahap berikutnya membuktikan bahwa sistem benar-benar berjalan. Auditor menilai bukti lapangan seperti catatan inspeksi, daftar hadir pelatihan, dan tindak lanjut temuan. Tahap ini juga memuat kewajiban hukum yang paling sering terlewat, yaitu audit internal tahunan yang diwajibkan Pasal 18 ayat (3) Permen ESDM 26/2018.

4. Jalankan program dan rapikan dokumentasi

Laksanakan program kerja keselamatan sesuai rencana, lalu simpan buktinya dalam sistem dokumen yang terkendali. Setiap prosedur perlu nomor revisi, tanggal berlaku, dan pemilik dokumen supaya auditor bisa menelusuri versi yang dipakai di lapangan.

5. Laksanakan audit internal minimal sekali setahun

Pasal 18 ayat (3) Permen ESDM 26/2018 mewajibkan audit internal penerapan SMKP paling sedikit 1 kali dalam 1 tahun. Tim audit internal sebaiknya berasal dari luar area yang diaudit supaya penilaiannya objektif.

6. Gelar tinjauan manajemen

Pimpinan membahas hasil audit, kecelakaan, dan capaian program, lalu menetapkan rencana perbaikan. Catat keputusan dalam notulen karena dokumen ini menjadi bukti elemen ketujuh SMKP.

Alur Audit SMKP Menurut Kepmen ESDM 1827/2018

Audit SMKP terbagi dua, yaitu audit internal oleh perusahaan dan audit eksternal oleh lembaga yang ditetapkan Direktur Jenderal. Keduanya memakai skema 7 tahap yang sama menurut Lampiran IV Kepmen ESDM 1827/2018. Memahami alur ini membantu Anda menyiapkan bukti sebelum auditor datang.

1. Permulaan audit, termasuk penetapan tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit.
2. Tinjauan dokumen sistem manajemen dan kecukupannya terhadap kriteria audit.
3. Persiapan audit lapangan, yaitu rencana audit, penugasan tim, dan dokumen kerja.
4. Audit lapangan, dari rapat pembukaan, verifikasi informasi, sampai rapat penutupan.
5. Penyiapan, pengesahan, dan penyampaian laporan audit.
6. Penyelesaian audit.
7. Tindak lanjut audit.

Kapan audit eksternal dilakukan? Menurut Pasal 18 ayat (4) dan (5) Permen ESDM 26/2018, Kepala Inspektur Tambang dapat meminta audit eksternal bila terjadi kecelakaan, kejadian berbahaya, penyakit akibat kerja, bencana, atau untuk penilaian kinerja. Audit ini dilakukan lembaga audit independen terakreditasi yang ditetapkan Direktur Jenderal.

Kesalahan Umum yang Membuat Gagal Audit

Kegagalan audit SMKP jarang terjadi karena dokumen kurang tebal. Penyebab yang lebih sering adalah bukti penerapan di lapangan yang tidak sesuai dengan prosedur tertulis, misalnya prosedur inspeksi mingguan yang catatannya kosong. Berikut empat kesalahan yang perlu Anda hindari sejak tahap awal penerapan.

• Menyalin dokumen SMKP perusahaan lain tanpa menyesuaikan risiko di lokasi sendiri.
• Audit internal tidak dijalankan atau temuannya tidak ditutup sampai audit berikutnya.
• Surat penunjukan pengawas belum lengkap atau personelnya belum memenuhi kompetensi.
• Tinjauan manajemen hanya formalitas tanpa keputusan perbaikan yang tercatat.

Risikonya bukan hanya nilai audit rendah. Pasal 50 Permen ESDM 26/2018 mengenakan sanksi administratif bagi pemegang izin yang melanggar kewajiban SMKP, berupa peringatan tertulis, penghentian sementara sebagian atau seluruh kegiatan, sampai pencabutan izin. Pasal 51 menyebut peringatan tertulis diberikan paling banyak 3 kali, masing-masing paling lama 30 hari kalender.

Checklist Penutup Sebelum Audit SMKP

Gunakan daftar ini sebagai pemeriksaan terakhir sebelum audit internal atau audit eksternal. Setiap butir mewakili bukti yang biasanya diminta auditor untuk 7 elemen SMKP, dari kebijakan sampai tinjauan manajemen. Bila satu butir belum terpenuhi, selesaikan dulu sebelum jadwal audit ditetapkan.

• Kebijakan K3 dan KO sudah ditandatangani dan disosialisasikan ke pekerja.
• Daftar bahaya dan penilaian risiko diperbarui untuk semua area kerja.
• Surat penunjukan KTT atau PJO, pengawas, dan Bagian K3 Pertambangan lengkap.
• Bukti program keselamatan tersimpan dan mudah ditelusuri.
• Laporan audit internal tahun berjalan beserta tindak lanjutnya tersedia.
• Notulen tinjauan manajemen terbaru sudah ada.

Kebutuhan K3 di sektor tambang memang lebih ketat dibanding banyak industri lain, seperti dibahas di artikel alasan industri pertambangan membutuhkan K3 yang ketat. Bila perusahaan Anda juga mengelola sistem K3 umum, tim GSI menyediakan konsultasi dan sertifikasi SMK3 perusahaan, dan personelnya bisa melengkapi kompetensi lewat sertifikasi K3 migas dan pertambangan.

Kredit gambar. Foto oleh Manuel Garcia dari Pexels.