Dokumen SMKPP Wajib yang Sering Membuat Gagal Audit

Dokumen SMKPP atau SMKP Minerba paling sering membuat perusahaan tambang gagal audit bukan karena jumlahnya kurang, melainkan karena dokumen tidak cocok dengan bukti di lapangan. Manual rapi, tetapi rekaman inspeksi kosong, audit internal terlewat, atau tinjauan manajemen tidak tercatat. Di bawah ini ada daftar dokumen wajib per elemen dan celah yang paling sering ditemukan auditor.

Mengapa Dokumen SMKPP Membuat Perusahaan Gagal Audit

Dokumen SMKPP menjadi titik gagal pertama karena auditor membacanya sebelum turun ke lokasi tambang. Skema audit di Lampiran IV Kepmen ESDM 1827/2018 menempatkan tinjauan dokumen sebagai tahap kedua, berisi peninjauan dokumen sistem manajemen dan penentuan kecukupan dokumen terhadap kriteria audit. Dokumen yang tidak memadai sudah menjadi temuan sebelum audit lapangan dimulai.

Kewajibannya sendiri tegas. Pasal 18 Peraturan Menteri ESDM Nomor 26 Tahun 2018 (Permen ESDM 26/2018) mewajibkan pemegang IUP dan IUPK menerapkan sistem manajemen keselamatan pertambangan dengan 7 elemen. Pedoman rinci tiap elemen ada di Keputusan Menteri ESDM Nomor 1827 K/30/MEM/2018 (Kepmen ESDM 1827/2018). Istilah SMKPP yang dipakai di pencarian merujuk ke sistem yang sama.

Berikut dokumen inti yang biasanya diminta auditor untuk tiap elemen.

Elemen SMKP	Dokumen inti	Celah yang sering ditemukan
Kebijakan	Kebijakan K3 dan KO bertanda tangan pimpinan	Kebijakan lama yang belum ditinjau ulang
Perencanaan	Identifikasi bahaya, penilaian risiko, program kerja	Risiko tidak sesuai kegiatan tambang terbaru
Organisasi dan personel	Surat penunjukan KTT, pengawas, dan tenaga teknis	Surat penunjukan kedaluwarsa atau tidak lengkap
Implementasi	Prosedur operasi, tanggap darurat, pengelolaan kontraktor	Prosedur ada, rekaman pelaksanaan tidak ada
Pemantauan, evaluasi, dan tindak lanjut	Laporan inspeksi, investigasi kecelakaan, laporan audit internal	Temuan tidak ditutup dengan tindak lanjut
Dokumentasi	Manual SMKP, daftar induk dokumen dan rekaman	Versi dokumen di lapangan berbeda dengan versi kantor
Tinjauan manajemen	Notulen tinjauan dan rencana perbaikan	Rapat ada, hasilnya tidak tercatat

Tanda Dokumen SMKP Anda Berisiko Tidak Lolos

Tanda paling jelas adalah dokumen yang dibuat untuk audit, bukan untuk bekerja. Jika prosedur baru dicetak sebulan sebelum audit, pengawas lapangan tidak mengenal isinya, atau formulir inspeksi terisi seragam dengan tulisan yang sama, auditor akan menilai sistem belum berjalan walaupun berkasnya lengkap.

Periksa juga tanda berikut di perusahaan Anda.

• Manual tanpa rujukan. Manual SMKP tidak menunjuk prosedur dan rekaman untuk tiap elemen, sehingga auditor sulit menelusuri bukti.
• Dokumen tanpa kendali. Prosedur tidak memiliki nomor revisi, tanggal berlaku, dan pemilik dokumen.
• Audit internal terlewat. Laporan audit internal terakhir lebih dari 1 tahun lalu.
• Tindak lanjut menggantung. Temuan inspeksi dan investigasi kecelakaan tidak memiliki tanggal penutupan.
• Kontraktor terlupakan. Lampiran IV Kepmen ESDM 1827/2018 menyebut SMKP Minerba juga diterapkan perusahaan jasa pertambangan, tetapi berkas evaluasi kontraktor sering tidak ada.

Cara Mencegah Celah Dokumen Sebelum Auditor Datang

Pencegahan dimulai dari elemen dokumentasi. Lampiran IV Kepmen ESDM 1827/2018 menetapkan 4 kegiatan di elemen ini, yaitu penyusunan manual SMKP Minerba, pengendalian dokumen, pengendalian rekaman, serta penetapan jenis dokumen dan rekaman. Keempatnya membuat setiap dokumen bisa ditelusuri sampai bukti pelaksanaannya di lapangan.

Terapkan langkah praktis berikut.

1. Buat daftar induk dokumen dan rekaman yang memuat nomor, revisi, pemilik, dan lokasi simpan.
2. Tarik dokumen kedaluwarsa dari area kerja supaya pekerja hanya memakai versi berlaku.
3. Cocokkan tiap prosedur dengan rekaman pelaksanaannya, misalnya prosedur inspeksi dengan laporan inspeksi bulanan.
4. Jadwalkan audit internal dan tinjauan manajemen di awal tahun. Lampiran IV Kepmen ESDM 1827/2018 meminta tinjauan manajemen dilakukan paling kurang 1 tahun sekali dan hasilnya didokumentasikan.

Tim penyusun dokumen perlu memahami bahasa yang dipakai auditor. Untuk dasar teknisnya, tim bisa mengikuti pelatihan K3 Pertambangan. Untuk teknik audit internal, rujukan umumnya adalah pelatihan ISO 19011 sistem manajemen audit.

Dasar Hukum dan Sanksi Jika SMKP Tidak Diterapkan

Pelanggaran kewajiban SMKP berujung sanksi administratif, tidak berhenti di nilai audit yang rendah. Pasal 50 Permen ESDM 26/2018 menetapkan sanksi administratif bagi pemegang izin yang melanggar Pasal 18 ayat (1) tentang penerapan SMKP dan Pasal 18 ayat (3) tentang audit internal. Sanksinya berjenjang dari peringatan tertulis sampai pencabutan izin.

Pasal 18 ayat (3) mewajibkan pemegang izin "melakukan audit internal penerapan sistem manajemen keselamatan pertambangan paling sedikit 1 (satu) kali dalam 1 (satu) tahun." Laporan audit internal tahunan karena itu termasuk dokumen yang paling menentukan.

Jenjang sanksinya diatur sebagai berikut.

• Peringatan tertulis. Pasal 51 membatasinya paling banyak 3 kali, masing-masing paling lama 30 hari kalender.
• Penghentian sementara. Pasal 52 mengenakannya jika kewajiban belum dipenuhi setelah masa peringatan berakhir, paling lama 60 hari kalender, untuk sebagian atau seluruh kegiatan usaha.
• Pencabutan izin. Pasal 53 mengenakannya jika kewajiban tetap tidak dilaksanakan sampai masa penghentian sementara berakhir.

Selain audit internal, Pasal 18 ayat (4) dan (5) memberi Kepala Inspektur Tambang kewenangan meminta audit eksternal oleh lembaga audit independen yang terakreditasi dan ditetapkan Direktur Jenderal, misalnya setelah terjadi kecelakaan atau kejadian berbahaya. Permen ESDM 26/2018 berstatus berlaku menurut database peraturan BPK dan telah mencabut Permen ESDM 38/2014 tentang SMKP Minerba.

Aksi yang Bisa Anda Lakukan Hari Ini

Ambil tanggal laporan audit internal terakhir dan notulen tinjauan manajemen terakhir. Jika salah satunya lebih dari 1 tahun, jadwalkan sekarang. Setelah itu, pilih 3 prosedur kritis dan cocokkan dengan rekaman lapangannya minggu ini. Urutan lengkap membangun sistemnya ada di panduan tahapan sertifikasi SMKPP dari nol sampai lolos audit.

Pengawas lapangan adalah pemilik sebagian besar rekaman tersebut. Pastikan mereka kompeten melalui pelatihan Pengawas Operasional Pertama (POP) Pertambangan BNSP, supaya isi dokumen sama dengan praktik di lapangan.

Kredit gambar. Foto oleh ArtHouse Studio dari Pexels. Foto oleh Fatih Yurtman dari Pexels.