Jadwal Audit SMK3 Internal vs Eksternal dan Cara Mengaturnya

Jadwal audit SMK3 terbagi dua jalur yang aturannya berbeda. Audit internal dijadwalkan sendiri oleh perusahaan secara berkala sesuai tingkat risiko, sedangkan audit eksternal dilakukan lembaga audit yang ditunjuk Menteri Ketenagakerjaan atas permohonan perusahaan. Kalau Anda bingung harus mendahulukan yang mana, perbandingan dan contoh kalender di bawah bisa langsung Anda pakai.

Perbandingan Jadwal Audit SMK3 Internal dan Eksternal

Perbedaan utama jadwal audit SMK3 internal dan eksternal ada pada siapa yang menentukan waktunya. Jadwal audit internal ditetapkan perusahaan sendiri berdasarkan hasil audit sebelumnya dan sumber bahaya di tempat kerja. Jadwal audit eksternal mengikuti permohonan perusahaan, penetapan pemerintah, dan masa berlaku penghargaan SMK3 yang paling lama 3 tahun.

Dasar hukum keduanya adalah Peraturan Pemerintah Nomor 50 Tahun 2012 tentang Penerapan Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja (PP 50/2012) dan Peraturan Menteri Ketenagakerjaan Nomor 26 Tahun 2014 tentang Penyelenggaraan Penilaian Penerapan SMK3 (Permenaker 26/2014). Keduanya berstatus berlaku di JDIH BPK. Tabel berikut merangkum perbedaannya.

Aspek	Audit internal SMK3	Audit eksternal SMK3
Dasar hukum	PP 50/2012 Pasal 14 dan Lampiran I	PP 50/2012 Pasal 16 dan Permenaker 26/2014
Pelaksana	Personel internal yang kompeten atau jasa pihak lain	Lembaga Audit SMK3 yang ditunjuk Menteri
Penentu jadwal	Perusahaan sendiri	Permohonan perusahaan atau penetapan pemerintah
Frekuensi	Berkala, berdasarkan hasil audit dan sumber bahaya	Tidak ada interval tetap, penghargaan berlaku paling lama 3 tahun
Hasil	Laporan untuk pengusaha dan bahan tinjauan manajemen	Laporan ke Menteri dan peluang sertifikat atau bendera
Biaya	Waktu personel dan pelatihan auditor internal	Dibebankan kepada perusahaan yang diaudit

Jadwal Audit Internal SMK3 dan Kelebihannya

Audit internal SMK3 tidak punya interval baku dari pemerintah. PP 50/2012 hanya mewajibkan audit internal dilakukan secara berkala oleh sumber daya manusia yang kompeten. Perusahaan menentukan sendiri seberapa sering audit dilakukan, asalkan alasannya bisa dibuktikan dari hasil audit sebelumnya dan kondisi bahaya di lapangan.

Pasal 14 ayat (2) PP 50/2012 menyebut pemantauan dan evaluasi kinerja K3 dilakukan melalui pemeriksaan, pengujian, pengukuran, dan audit internal SMK3. Ayat (3) membolehkan perusahaan memakai jasa pihak lain bila tidak punya sumber daya sendiri. Lampiran I PP yang sama memberi patokan frekuensi dengan bunyi "Frekuensi audit harus ditentukan berdasarkan tinjauan ulang hasil audit sebelumnya dan bukti sumber bahaya yang didapatkan di tempat kerja."

Kelebihan audit internal ada pada kecepatan dan kedalaman. Tim internal mengenal proses kerja harian, sehingga ketidaksesuaian bisa ditemukan dan diperbaiki sebelum auditor eksternal datang. Auditor internal juga boleh memakai kriteria audit eksternal dari Lampiran II PP 50/2012 dan format laporan Lampiran III, sehingga audit internal berfungsi sebagai gladi bersih. Tim yang akan menjalankannya bisa dibekali lewat pelatihan internal audit SMK3.

Jadwal Audit Eksternal SMK3 dan Kelebihannya

Audit eksternal SMK3 dijadwalkan ketika perusahaan mengajukan permohonan ke Lembaga Audit SMK3 atau ketika pemerintah menetapkan perusahaan wajib diaudit. Regulasi tidak menyebut interval tetap, tetapi sertifikat dan bendera hasil audit berlaku paling lama 3 tahun. Karena itu, audit ulang sebaiknya dijadwalkan sebelum masa berlaku penghargaan habis.

Pasal 3 ayat (2) Permenaker 26/2014 menyebut tiga kelompok perusahaan yang dinilai lewat audit eksternal. Kelompok pertama adalah perusahaan yang mengajukan permohonan secara sukarela. Kelompok kedua adalah perusahaan berpotensi bahaya tinggi seperti pertambangan serta minyak dan gas bumi. Kelompok ketiga adalah perusahaan yang ditetapkan berpotensi bahaya tinggi oleh Direktur Jenderal atau Kepala Dinas Provinsi berdasarkan hasil pemeriksaan dan pengujian oleh pengawas ketenagakerjaan.

Saat menghitung jadwal, ingat bahwa audit eksternal bukan kunjungan satu hari. Pasal 21 Permenaker 26/2014 mewajibkan Lembaga Audit SMK3 membuat perencanaan audit, lalu menjalankan paling sedikit lima tahap, yaitu pertemuan pembuka, proses audit, pertemuan tim auditor, pertemuan penutup, dan penyusunan laporan.

Kelebihan audit eksternal adalah pengakuan resmi. Pasal 30 Permenaker 26/2014 mengatur tingkat pencapaian 0 sampai 59 persen sebagai kurang, 60 sampai 84 persen sebagai baik, dan 85 sampai 100 persen sebagai memuaskan. Perusahaan dengan nilai baik dapat menerima sertifikat perak, sedangkan nilai memuaskan dapat menerima sertifikat emas. Bendera perak atau emas khusus untuk kategori tingkat lanjutan. Rincian 64, 122, dan 166 kriteria per tingkat dibahas di artikel kriteria audit SMK3 tingkat awal, transisi, dan lanjutan.

Batas Waktu Tindak Lanjut Temuan Audit

Jadwal audit juga harus memberi ruang untuk tindak lanjut temuan. Permenaker 26/2014 menetapkan temuan kritikal wajib dikoreksi paling lambat 1x24 jam dan temuan mayor paling lambat 1 bulan. Jadwal yang terlalu mepet antara audit internal dan audit eksternal membuat temuan belum sempat ditutup saat auditor eksternal datang.

Temuan kritikal menurut Pasal 26 adalah temuan pada peralatan, cara kerja, lingkungan kerja, atau proses kerja yang dapat menimbulkan korban jiwa. Temuan mayor menurut Pasal 27 antara lain tidak terpenuhinya peraturan perundang-undangan K3, tidak melaksanakan salah satu prinsip SMK3, atau temuan minor untuk satu kriteria di 3 lokasi. Temuan minor menurut Pasal 28 adalah ketidakkonsistenan dalam memenuhi persyaratan.

Karena 3 temuan minor di lokasi berbeda bisa naik menjadi mayor, audit internal sebaiknya selesai cukup jauh sebelum audit eksternal. Cara menulis temuan agar mudah ditindaklanjuti dijelaskan di panduan menulis temuan audit SMK3 kritikal, mayor, dan minor.

Contoh Kalender Audit SMK3 dalam Siklus 3 Tahun

Kalender audit SMK3 yang praktis menyusun audit internal berkala di sepanjang siklus 3 tahun masa berlaku penghargaan, lalu menaruh audit eksternal di akhir siklus. Contoh berikut bukan ketentuan pemerintah. Contoh ini hanya ilustrasi untuk perusahaan berisiko tinggi dan perlu disesuaikan dengan hasil tinjauan ulang Anda.

Periode	Kegiatan	Tujuan
Tahun 1 semester 1	Audit internal menyeluruh 12 elemen	Memetakan kesenjangan awal
Tahun 1 semester 2	Audit internal area berisiko tinggi	Memastikan temuan kritikal dan mayor tertutup
Tahun 2	Audit internal berkala dan tinjauan manajemen	Menjaga konsistensi bukti penerapan
Tahun 3 awal	Audit internal memakai kriteria Lampiran II	Gladi bersih sebelum audit eksternal
Tahun 3 akhir	Audit eksternal oleh Lembaga Audit SMK3	Memperbarui sertifikat sebelum masa berlaku habis

Perusahaan dengan hasil audit stabil dan sumber bahaya rendah dapat merenggangkan audit internal. Sebaliknya, perusahaan yang baru mengalami kecelakaan atau perubahan proses sebaiknya menambah frekuensi audit internal, karena Pasal 15 PP 50/2012 menyebut hasil kajian kecelakaan dan perubahan kegiatan perusahaan sebagai pemicu perbaikan kinerja.

Rekomendasi Jadwal Audit per Profil Perusahaan

Pilihan jadwal audit SMK3 terbaik bergantung pada kewajiban hukum dan kesiapan tim. Perusahaan wajib SMK3 menurut Pasal 5 PP 50/2012 adalah perusahaan dengan paling sedikit 100 pekerja atau berpotensi bahaya tinggi. Berikut rekomendasi untuk tiga profil yang paling sering ditemui.

• Perusahaan tambang, migas, atau yang ditetapkan berpotensi bahaya tinggi. Audit eksternal tidak bisa ditawar. Jadwalkan audit internal lebih rapat dan selesaikan gladi bersih paling tidak beberapa bulan sebelum audit eksternal, supaya temuan mayor sempat ditutup dalam batas 1 bulan.
• Perusahaan dengan 100 pekerja atau lebih yang belum pernah diaudit eksternal. Mulai dari audit internal menyeluruh untuk mengukur kesenjangan, lalu ajukan audit eksternal secara sukarela saat hasil internal sudah stabil. Panduan teknisnya ada di artikel persiapan audit SMK3 eksternal.
• Perusahaan yang sudah memegang sertifikat SMK3. Hitung mundur dari tanggal berakhirnya penghargaan yang berlaku paling lama 3 tahun, lalu tempatkan audit internal terakhir dengan jeda yang cukup untuk tindak lanjut.

Audit internal dan eksternal saling melengkapi. Audit internal menjaga sistem tetap berjalan setiap hari, audit eksternal memberi pengakuan resmi. PT Garuda Systrain Interindo (Garuda QHSE Institution) menyelenggarakan pelatihan Auditor SMK3 Kemnaker bagi tim yang ingin menjalankan dan mengawal kedua jenis audit ini.

Kredit gambar. Foto oleh Annas Zakaria dari Pexels. Foto oleh Centre for Ageing Better dari Pexels.